Аналитика на аутсорсинг

Анализ бизнес-процессов

Скачать коммерческое предложение в PDF

Примечание. Это удивительно, но вся нижеследующая информация верна как для бизнес-процессов коммерческой организации, так и для процессов документооборота государственного учреждения. Внедряли, знаем.

Квалицифированные сотрудники адаптируют свои узлы бизнес-процессов. И это нормально.

Опытный специалист знает, как оптимизировать свою работу, как уменьшить количество сбоев. Неопытные работники также со временем обучаются и самосовершенствуются. Руководители нанимают именно квалифицированных сотрудников, так как доверяют им. Опытные сотрудники решают задачи, оптимизируют свой труд, адаптируются под особенности и специфику своих коллег, внешние плановые и внеплановые события и фактические условия работы.

Умение инкапсулировать (лишать вышестоящих руководителей необходимости заниматься низкоуровневым управлением) является определяющим фактором в доверии к руководителям отделов. Для того, чтобы реагировать на изменения и обеспечивать бесперебойное решение служебных задач, руководитель отдела будет сколь угодно модифицировать кейсы решений как повторяющихся задач, так и спонтанных.

Массовые изменения бизнес-процессов на местах приводят к тому, что бизнес-процессы организации эволюционируют в целом.

Таким образом, при нормальном развитии компании структура бизнес-процессов всегда изменяется. Медленно, планомерно или стихийно, в ответ на серьезные внутренние изменения или внешние факторы — компания постоянно изменяется, и ее бизнес-процессы тоже.

Реальные бизнес-процессы всегда далеки от плановых. Структура реальных бизнес-процессов близка к плановым, но характеристики отличаются.

Почему это важно?

При управлении бизнес-процессами руководители учитывают именно характеристики. Давайте подробно разберем причины.

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов

Для оптимизации бизнес-процессов, вне зависимости от целей, для которых осуществляется эта оптимизация, применяются следующие меры.

Сначала выполняется исследование и визуализация бизнес-процессов. Затем проводятся статистический и эвристический анализ для поиска возможностей изменений.

Поиск узких мест

На любом узле бизнес-процесса могут быть «узкие места»: а) задержки, б) сбои. Задержки должны быть измерены, критерии выявления сбоев должны быть установлены с помощью разновидностей контроля и обратной связи.

Измеренные задержки, время прохождения узлов бизнес-процесса и статистика сбоев позволяют выявлять возможности улучшения.

Элементарная оптимизация рабочего процесса с выделением дополнительных ресурсов для ускорения и улучшения качества обработки в «узких местах» реально снижает издержки и ускоряет выполнение процесса в целом.

Что всегда позитивно сказывается на компании.

Для квалифицированного поиска узких мест необходимо сделать два действия.

  1. Выполнить анализ и моделирование реальных бизнес-процессов.
  2. Внедрить любую систему мониторинга бизнес-процессами (систему управления, как минимум таск-трекер), и исследовать полученную статистическую информацию.

Замена и перестроение узлов бизнес-процессов

Перед тем как упразднять, внедрять новые бизнес-процессы, перестраивать их, целесообразно обкатывать кейсы на модели. Эксперименты на реальном бизнесе стоят денег и влекут неуправляемые риски.

Эксперименты на модели не стоят практически ничего. Достаточно провести одну-две планерки в узкой рабочей группе, чтобы проработать риски и пользу вариантов изменений.

Чтобы результат был полезным, моделирование должно быть актуальным.

Для этого и производится анализ фактических бизнес-процессов.

Зачем отдавать анализ бизнес процессов на аутсорсинг?

Руководители, как правило, люди вовлеченные. Никто не знает лучше свои владения изнутри, чем линейные руководители и специалисты.

Все понимают, что сложно одновременно бегать по полю с мячом, и управлять игрой. Вести беседу, продвигая идеи, и наблюдать за реакцией собеседников. Любой руководитель в процессе нормальной работы оказывается «внутри» своего процесса. И так он теряет возможности управления. Профессиональный взгляд становится зашоренным, и это естественно.

Зачем отдавать анализ бизнес-процессов на аутсорсинг? Для того, чтобы получить новый профессиональный взгляд со стороны.

Новый взгляд позволит взглянуть на свою компанию и ее отделы под другим углом. Получить более полное, комплексное видение. Развивать компанию, или открывать новые компании, структурные подразделения или филиалы. Документированные бизнес-процессы позволяют быстро масштабировать успешный опыт. Снизить издержки, увеличить показатели, получить принципиально новые точки зрения для того, чтобы улучшить качество управления компанией, подготовиться к информатизации и, в конечном счете, развиваться быстрее и получать большую прибыль.

Также этот подход открывает путь к продажам франчайзи.

Люди

С одной стороны, именно профессионалы, ключевые сотрудники, двигают компанию вперед. С другой стороны, ни люди, ни механизмы не вечны. Люди имеют тенденции уезжать в командировки, болеть, им нужны плановые и внеплановые отпуска. Для «передачи дел» и обеспечения бесперебойности выполнения работы в целом нужно дополнительное время и отдельное внимание.

Проблема заключается в том, что критерии успешности «передачи дел» обычно игнорируются просто потому, что они неизвестны никому, кроме самих специалистов. И у специалистов всегда есть десятки объективных и субъективных поводов для того, чтобы ключевую информацию не передавать. В первую очередь, чтобы «не подсидели».

В общем случае «подсиживание» организационной целью не является. И установление и исследование ключевых метрик и качественных критериев работы узлов бизнес-процессов позволяет минимизировать влияние человеческого фактора на результаты.

Известные проблемы анализа и проектирования бизнес-процессов

Многие руководители сталкивались с тем, что методики BPMN позволяют получить слишком однобокое видение бизнес-процессов. Часто возникает ситуация, что результаты неквалифицированного анализа не отражают реальную ситуацию. Почему так происходит?

BPMN можно с успехом применять для моделирования операционных, низкоуровневых процессов. Напротив, ключевые процессы операционными не являются, и их нельзя удачно описать IDEF в принципе.

Многие руководители сталкивались с этим. Получают отчет от стажера или нового сотрудника, но не видят путей его применения.

Удачное решение, на самом деле, находится на поверхности.

Организация состоит в первую очередь из людей. И взаимодействует она с людьми. Поэтому организация в целом имеет характеристики живого организма, и она действует в живой среде. Поэтому «квадратные» дискретные методы анализа работают не всегда, и по одиночке не работают вовсе. Эпизодические исследования, которые постоянно проводятся в коммерческих организациях и обсуждаются на брифингах, в подавляющем большинстве приносят меньший результат, чем ожидается.

Ключом станет именно многоуровневое исследование бизнес-процессов, в различных ракурсах. Исследование с учетом внешних факторов. И, когда анализ сосредоточен на нескольких аспектах и проводится несколькими методиками, тогда он приносит полезный результат.

Поделиться